Cum să nu suni de două ori același client
Cea mai rapidă cale de a pierde un lead cald e să-l suni a doua oară fără să știi că un coleg a vorbit deja cu el.
Omul completează formularul de pe site marți. Îl sună Alexandra, discută, rămân să revină. Miercuri completează din nou, de pe telefon, pentru că nu era sigur că a mers. Joi îl sună Mihai, care nu știe nimic despre discuția de marți.
Din perspectiva clientului, firma e dezorganizată. Din perspectiva firmei, sunt două lead-uri.
De unde vin duplicatele
- Același om completează de două ori, pentru că prima dată n-a fost sigur.
- Completează pe canale diferite — o dată pe Facebook, o dată pe site.
- Platforma de reclame retrimite același lead la reîncercare, dacă primul răspuns a întârziat.
- Cineva îl adaugă manual, fără să caute întâi.
- A fost importat dintr-un Excel care îl conținea deja.
De ce nu funcționează căutarea după nume
„Ion Popescu”, „Popescu Ion”, „ion popescu”, „POPESCU IOAN”. Numele e cea mai nesigură cheie posibilă. Emailul e mai bun, dar jumătate din lead-urile de servicii locale nu au email.
Telefonul e singurul identificator care rezistă. Dar nici el nu e scris la fel de două ori:
| Cum e scris | Ce e de fapt |
|---|---|
| 0766 224 422 | același număr |
| 0766224422 | același număr |
| +40 766 224 422 | același număr |
| 0040766224422 | același număr |
| 40766224422 | același număr |
Soluția e simplă și robustă: se păstrează doar cifrele, se iau ultimele nouă. Toate variantele de mai sus dau „766224422”. Prefixul de țară, spațiile și zeroul din față devin irelevante.
Regula trebuie aplicată la scriere, nu la citire. Dacă o calculezi doar când cauți, duplicatele intră oricum în bază și cineva tot le sună.
Ce se întâmplă la a doua completare
Nu se creează un rând nou. Se adaugă o linie în istoricul celui existent: „solicitare repetată, marți la 16:40”. Asta e chiar informație utilă — omul insistă, deci e mai interesat, nu mai puțin.
Iar cine deschide fișa vede tot: că a fost sunat marți, ce s-a discutat și cine a vorbit cu el. Al doilea apel devine o continuare, nu o repetiție jenantă.
Ce faci concret
- Alege o singură cheie de identificare și aplic-o peste tot: telefonul, ultimele nouă cifre.
- Fă verificarea în momentul intrării, indiferent de sursă — formular, import, adăugare manuală.
- Nu ascunde solicitările repetate; notează-le în istoric.
- Ține istoricul apelurilor pe fișa clientului, cu autor și oră. Fără el, nimeni nu știe ce s-a discutat.
Stocul tău de lead-uri
Lead-urile din Meta, Google și TikTok intră direct în pipeline, cu cronometru pe fiecare lead nesunat. Vezi produsul fără cont.